广州市暨海慈善基金会--档案管理办法

第一条  为加强本基金会的档案管理工作，提高归档的质量，充分发挥档案在主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《广州市暨海慈善基金会章程》的有关规定，并结合本基金会具体情况，制定本办法。
第二条  档案工作的管理原则是：统一领导，专项管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。

第三条  档案管理人员的基本任务：
(一)协助基金会秘书处做好各类档案的收集、整理和归档工作；
(二)各种门类和载体的档案和资料统一专柜放置、集中管理；
(三)定期对档案资料进行整理和维护工作，并按规定做好档案的移交工作；
(四)严格执行国家保密制度，维护档案的完整与安全；
(五)完成领导交办的其它有关档案业务的工作。

第四条 鉴于本基金会的工作现状，需要归档的文件材料包括以下几个方面：
(一) 登记管理机关和业务主管单位下发的与本基金会有关的决定、条例、规定、税务登记证、法人登记证、批复、通知等。
(二) 本基金会向登记管理机关和业务主管单位提出的各项申请、报告。
(三) 综合管理，包括本基金会的章程、内部管理规章制度、各部门工作计划、工作总结、年度工作报告、理事会纪要等文件资料，以及大事记、年报、通讯、宣传册、年检报告、重要的电话记录、公章使用等信息资料。
(四) 人力资源管理，包括人力资源管理制度、职工工资、福利及工作人员任免、聘用、考核、奖励、处分、辞职、辞退的相关文件材料。
(五) 项目管理，包括各类项目管理制度、项目报告、评估报告等资料。
(六) 合同协议，包括基金会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等。
(七) 财务管理，包括财务管理制度、会计政策、年度财务收支审计报告、财务统计分析等资料。
(八) 研究培训，包括研究报告、研讨会论文、评估报告、培训材料等。
(九) 宣传活动，包括各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、新闻稿，以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料。
(十) 其他具有保存价值的文件材料等。

第五条 档案借阅办法：
(一)凡借阅档案，需经主管领导批准，严格履行借阅、归还登记手续。
(二)查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注，未经批准，不准复制档案。
(三)外单位人员借阅档案，应持所在单位介绍信，经基金会主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

第六条  本制度自发布之日起执行，解释权在基金会理事会。

2017年3月